Voorbeelden van AI-beleid van lokale overheden
Voorbeeld 1: Watford Borough Council
Dit AI-beleid is ontwikkeld voor een lokale overheid die openbare diensten levert aan inwoners en bedrijven. Het beleid is van toepassing op werknemers, aannemers en consultants die AI-tools gebruiken in hun werk.
Een sterk aspect van dit beleid is het duidelijke verband met de dagelijkse werkzaamheden van de raad. Het document legt uit hoe AI taken kan ondersteunen zoals het opstellen van mededelingen of het samenvatten van documenten, terwijl duidelijk wordt gemaakt dat het personeel verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat.
Het beleid legt vooral de nadruk op het beschermen van bewonersinformatie. Er staat duidelijk in dat raadsgegevens en persoonlijke informatie alleen mogen worden gebruikt in goedgekeurde systemen en nooit mogen worden ingevoerd in openbare AI-tools.
Door realistische voorbeelden uit het werk van de gemeente te gebruiken, helpt het beleid het personeel te begrijpen hoe AI in de praktijk veilig kan worden gebruikt. Het erkent ook dat AI zich snel ontwikkelt en stelt dat het beleid regelmatig zal worden herzien.
Voorbeeld 2: De stad Karratha
Dit AI-beleid is ontwikkeld door een lokale overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor het leveren van diensten en het beheren van gemeenschapsmiddelen. Het beleid geldt voor raadsleden, medewerkers, vrijwilligers en aannemers die AI-tools gebruiken of met raadsgegevens werken.
Een sterk aspect van dit beleid is de duidelijke en gestructureerde aanpak. Het document geeft korte definities van belangrijke termen zoals generatieve AI, vertrouwelijke gegevens en gevoelige informatie. Dit helpt gebruikers snel te begrijpen wat het beleid omvat en hoe het van toepassing is op hun werk.
Een ander opvallend aspect is de vereiste van een register van goedgekeurde AI-tools. Alleen tools die zijn beoordeeld op privacy- en beveiligingsrisico's mogen worden gebruikt voor raadszaken. Dit creëert een duidelijke en beheersbare manier voor de organisatie om het gebruik van AI te controleren.
Een beperking van het beleid is dat het weinig praktische informatie bevat, zoals voorbeelden van AI op de werkvloer. Hoewel de regels duidelijk zijn, zouden extra voorbeelden het personeel kunnen helpen beter te begrijpen hoe het beleid van toepassing is op het dagelijkse werk van de gemeente.
Voorbeeld 3: Gemeente van Súdwest Fryslân
Dit is een Nederlandse AI-beleidsvoorbeeld van een gemeente waarin staat hoe de gemeente AI op een veilige en verantwoorde manier wil gebruiken. Het document is gericht op zowel het bestuur als de dagelijkse praktijk en koppelt gemeentelijk AI-gebruik aan Europese en nationale regels zoals de AI-wet en de GDPR.
Een sterk aspect van dit beleid is de duidelijke uitleg van termen. Het definieert kernbegrippen zoals algoritmen, AI-systemen, generatieve AI, LLM's en meer. Dit helpt bij het creëren van een gemeenschappelijke taal voor alle teams.
Een ander sterk element is de duidelijke risicoschets. Het beleid bespreekt expliciet de belangrijkste gemeentelijke risico's, privacy, vooroordelen en discriminatie, transparantie, beveiliging en verlies van menselijk contact. Het ondersteunt deze ook met concrete voorbeelden en risicobeperkende maatregelen.
Een nadeel is dat het beleid lang en gedetailleerd is, wat de kans verkleint dat werknemers het volledig lezen. Het document pakt dit echter gedeeltelijk aan door aan het einde een duidelijke samenvatting op te nemen.
Om de acceptatie nog verder te verbeteren, zou het beleid beter scanbaar kunnen worden gemaakt (niet alleen aan het einde). Dit vergroot de kans dat werknemers het gaan lezen.
Wat maakt een AI-beleid van een gemeente anders?
Het AI-beleid van gemeenten heeft veel overeenkomsten met het beleid van particuliere organisaties, maar er zijn ook belangrijke verschillen. Deze verschillen weerspiegelen de publieke rol van gemeenten en de verantwoordelijkheden die ze hebben ten opzichte van hun inwoners en de samenleving.
1. De meeste beleidsregels zijn openbaar
Voorbeelden van AI-beleid van gemeenten worden meestal openlijk gepubliceerd. Dit maakt het mogelijk voor inwoners, journalisten en andere organisaties om te begrijpen hoe AI wordt gebruikt door de gemeente. Publieke beschikbaarheid ondersteunt transparantie en helpt vertrouwen op te bouwen in een verantwoord gebruik van AI.
Omdat deze beleidsregels openbare documenten zijn, zijn ze vaak formeler en gestructureerder geschreven dan het bedrijfsbeleid. Ze kunnen ook verwijzingen bevatten naar wetten, regels en openbare verantwoording.
Leer hoe je een AI-beleid voor je bedrijf kunt opstellen aan de hand van praktische richtlijnen.
- Gemakkelijk te begrijpen.
- Stap voor stap aanpak.
- Geen technische kennis vereist.
2. Meer belanghebbenden zijn betrokken
Het AI-beleid van gemeenten moet rekening houden met een breder scala aan belanghebbenden dan de meeste particuliere organisaties. Naast werknemers en management moeten gemeenten rekening houden met inwoners, bedrijven, gekozen ambtenaren en toezichthoudende instanties.
AI-systemen die door gemeenten worden gebruikt, kunnen direct van invloed zijn op de toegang van mensen tot diensten of de beslissingen die op hen van toepassing zijn. Daarom wordt in het beleid vaak de nadruk gelegd op eerlijkheid, transparantie en het afleggen van verantwoording aan het publiek.
3. Sterkere focus op recht en publieke waarden
Tot slot werken lokale overheden binnen een strikt wettelijk kader. Het AI-beleid verwijst daarom vaak naar regelgeving zoals wetten voor gegevensbescherming en de AI Act, evenals bredere publieke waarden zoals gelijkheid, transparantie en non-discriminatie.
Gemeenten moeten er ook voor zorgen dat AI democratische besluitvorming ondersteunt en niet het menselijk oordeel vervangt bij belangrijke beslissingen die van invloed zijn op inwoners.
Tips om als gemeente een AI-beleid te maken
Het ontwikkelen van een AI-beleid voor een gemeente hoeft niet vanaf nul te beginnen. Veel lokale overheden staan voor vergelijkbare uitdagingen en praktische lessen kunnen worden toegepast op verschillende organisaties. De volgende tips kunnen gemeenten helpen bij het maken van een AI-beleid dat zowel bruikbaar als effectief is.
1. Focus op praktisch gebruik
Een effectief AI-beleid moet medewerkers ondersteunen in hun dagelijkse werk. Gemeentemedewerkers gebruiken AI voor taken als het opstellen van brieven aan bewoners, het voorbereiden van rapporten, het analyseren van informatie of het samenvatten van vergaderingen. Een beleid dat deze alledaagse situaties weerspiegelt is gemakkelijker te begrijpen en toe te passen.
Het opnemen van realistische voorbeelden helpt werknemers te herkennen wanneer AI veilig gebruikt kan worden en wanneer extra voorzichtigheid geboden is. Dit maakt het beleid nuttiger dan een document dat alleen algemene principes of wettelijke vereisten beschrijft.
2. Houd het beleid gestructureerd en leesbaar
Gemeentelijk AI-beleid moet vaak rekening houden met wettelijke eisen, bestuur en ethische overwegingen. Daardoor kunnen ze snel lang en ingewikkeld worden. Een duidelijke structuur en heldere taal zorgen ervoor dat medewerkers de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben zonder het hele document te lezen.
Samenvattingen, duidelijke kopjes en praktische paragrafen maken het makkelijker om het beleid te scannen. Als werknemers snel begrijpen wat er van hen wordt verwacht, is de kans groter dat het beleid in de praktijk wordt gevolgd.
3. Zorg voor duidelijke regels en verantwoordelijkheden
Gemeenten werken met gevoelige informatie en nemen beslissingen die direct van invloed zijn op inwoners. Daarom moet een AI-beleid duidelijk uitleggen wat wel en niet is toegestaan, vooral als het gaat om het gebruik van gegevens in AI-tools.
Het moet ook duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het gebruik van AI binnen de organisatie. Medewerkers moeten weten bij wie ze terecht kunnen met vragen, hoe nieuwe AI-tools kunnen worden goedgekeurd en wie toezicht houdt op verantwoord gebruik. Duidelijke verantwoordelijkheden helpen gemeenten om in controle te blijven en toch innovatie mogelijk te maken.
English
Dutch